WikiDer > Офис администрации

Office administration

Офис администрации (сокращено как Офисная реклама и сокращенно OA) представляет собой набор повседневных действий, связанных с обслуживанием офис строительство, финансовое планирование, Бухучет, ведение учета, делопроизводство & выставление счетов, личный, физическое распределение и логистикавнутри организации. Сотрудника, который выполняет эти действия, обычно называют офисный администратор или офис-менеджер, и играет ключевую роль в инфраструктуре любой организации, независимо от масштаба. Многие административные должности требуют от кандидата высоких навыков работы с программными приложениями. Microsoft Word, Excel и Доступ.[1]

Офисный администратор

An офисный администратор несет ответственность за обеспечение того, чтобы административная деятельность внутри организации выполнялась эффективно, обеспечивая структуру для других сотрудников по всей организации. Эти действия могут варьироваться от ответственности за управление человеческие ресурсы, бюджеты и записи, взять на себя роль надзора за другими сотрудниками. Эти обязанности могут варьироваться в зависимости от работодателя и уровня образования.[2]

Команда офисных администраторов и менеджеров, выполняющих административные задачи

Набор навыков

Важность офисного администратора для организации очень велика из-за возложенных на него обязанностей, поэтому для того, чтобы сотрудник мог работать эффективно и продуктивно, требуется специальная подготовка:

  • Платежная ведомость обучение, которое предполагает ответственность за то, чтобы все сотрудники получали свои платежные ведомости вовремя.
  • Иметь хорошие коммуникативные навыки, чтобы координировать свои действия с другими сотрудниками организации.
  • Способность контролировать вспомогательных работников
  • Способность адаптироваться к меняющимся условиям и новым технологиям, которые могут быть реализованы, например Установка нового программного обеспечения.
  • Проявлять хорошую инициативу
  • Уметь работать в стрессовых условиях, когда перед ними стоит задача, имеющая жизненно важное значение для организации.[3]

Роли

Существует широкий спектр ролей, которые могут быть связаны с администратором офиса, а именно: организации рекламируют младший администратор офиса вакансии, ориентированные на студентов, которые в настоящее время учатся или которые окончили среднюю школу или колледж, возможность получить опыт или построить карьеру за счет работы на полную ставку или стажировки во время летних каникул.

Администраторы играют ключевую роль в управлении организациями, поскольку им доверяют организацию и встречу клиентов, поставщиков и посетителей напрямую через электронную почту, телефонные звонки или прямую почтовую рассылку. Сотрудник, выполняющий роль регистратора, должен продемонстрировать хорошие организационные навыки, навыки общения и обслуживания клиентов, чтобы обеспечить эффективность работы организации.[4] Администратор должен быть в курсе тех мошенников, которые пытаются получить внутреннюю информацию вашего офиса / медицинского учреждения, чтобы злоупотребить или использовать ее.[5] Другие обязанности, которые возложены на администратора:

  • Убедитесь, что исходящая и входящая почта направляется нужному отделу в организации.
  • Организуйте и помогайте коллегам проводить встречи, конференции и прямые телефонные звонки, когда это необходимо
  • Для общения с представителями общественности при проведении расследования
  • Управлять и поддерживать файловую систему, внедренную в организации, например: информационные системы
  • Канцелярские обязанности, связанные с заказом оборудования, канцелярских принадлежностей и другого необходимого инвентаря. [6]

Персональные помощники обычно связаны с офис-менеджером, который помогает поддерживать эффективность их повседневной работы, обеспечивая секретарскую поддержку и помощь. Чтобы стать личным помощником, сотрудник должен иметь опыт работы на предыдущих административных должностях, что предполагало использование компьютеров и информационных систем. Как и любая другая роль, связанная с офисным администратором, должность личного помощника требует, чтобы сотрудник был организован, демонстрировал профессионализм и способность работать под давлением при выполнении жизненно важной задачи.[7] Обязанности, которые личный помощник должен выполнять каждый день, следующие:

  • Задача ввода, регистрации и управления данными, которые хранятся в офисной системе организации.
  • Персональные помощники действуют как первые руки для офис-менеджера, поэтому они должны гарантировать, что все контакты от сторонних лиц обрабатываются через них.
  • Для организации транспорта и встреч, важных для офис-менеджера
  • Убедитесь, что документы, отчеты и презентации настроены до любых встреч
  • Обработка писем и писем, полученных в корреспонденции с офис-менеджером

Офис-менеджер

Офис-менеджер, контролирующий и обучающий своих коллег

Офис-менеджер несет ответственность за то, чтобы офисные обязанности организации выполнялись эффективно и результативно, а также за надзор за другими сотрудниками. Роль офис-менеджера более требовательна, чем другие административные должности, включая такие навыки и квалификацию, как сильный административный опыт, компетентность в человеческих ресурсах, навыки отчетности, делегирование полномочий, процессы управления и способность общаться с другими членами организации.[8][9]

Обязанности

Обязанности офис менеджер включает:[10]

  • Организовывать операции и процедуры офиса, выполняя несколько административных задач, например, проектируя и внедряя новые системы хранения документов.
  • Назначение задач сотрудникам и отслеживание их прогресса
  • Подбор, отбор и обучение новых сотрудников
  • Развитие сотрудников посредством коучинга и консультирования
  • Составление годовых бюджетов
  • Повышение квалификации, например, посещение внешних тренингов

использованная литература

  1. ^ http://www.careerfaqs.com.au/news/news-and-views/opportunities-in-office-administration/
  2. ^ «Архивная копия». Архивировано из оригинал на 2015-10-18. Получено 2015-10-20.CS1 maint: заархивированная копия как заголовок (ссылка на сайт)
  3. ^ «Краткая история офисного администрирования». Национальная академия здоровья и бизнеса | Обучение в колледже Онтарио. 2014-06-04. Получено 2015-10-26.
  4. ^ «Возможности офисного администрирования». Карьера. Получено 2015-10-26.
  5. ^ «Как научить административный персонал вашей практики». www.healthcarebusinesstoday.com. Получено 2018-04-09.
  6. ^ «Должностная инструкция - регистратор» (PDF). Описание работы. Maca.gov. 2015-05-30.
  7. ^ Агентство, финансирование навыков. "Информация о вакансиях личного помощника | Национальная служба занятости". nationalcareersservice.direct.gov.uk. Получено 2015-11-02.
  8. ^ "Образец описания работы офис-менеджера | Monster.com". Ресурсный центр по найму монстров. Получено 2015-11-02.
  9. ^ «Возможности офисного администрирования». Карьера. Получено 2015-11-02.
  10. ^ "Образец описания работы офис-менеджера | Monster.com". Ресурсный центр по найму монстров. Получено 2015-11-03.