WikiDer > Запрос предложения

А запрос предложения (RFP) - это документ, в котором запрашиваются предложения, часто сделанные через торги процесс, агентством или компанией, заинтересованной в приобретение из товар, службаили ценный актив потенциальным поставщикам для представления деловые предложения.^[1] Он подается в начале цикла закупок, либо на этапе предварительного исследования, либо на этапе закупки.

Обзор

RFP используется, когда запрос требует технических знаний, специализированных возможностей или когда запрашиваемый продукт или услуга еще не существует, и предложение может потребовать исследований и разработок для создания того, что запрашивается.

Запрос предложений представляет предварительные требования к товару или услуге и может в различной степени определять точную структуру и формат ответа поставщика. Эффективные запросы предложений обычно отражают стратегию и краткосрочные / долгосрочные бизнес-цели, обеспечивая подробное понимание того, какие поставщики смогут предложить подходящую точку зрения.^[2]

Подобные запросы включают запрос предложения (RFQ), при этом клиент может просто искать ценовое предложение, а запрос информации (RFI), где клиенту требуется дополнительная информация от поставщиков перед отправкой запроса предложения. За RFI обычно следует RFP или RFQ.^[3]

В принципе, запрос предложения:

• Информирует поставщиков о том, что организация ищет добывать и побуждает их делать все возможное.
• Требует от компании указать, что она предлагает приобрести. Если анализ требований подготовлен должным образом, его достаточно легко включить в документ запроса.
• Предупреждает поставщиков о том, что процесс отбора является конкурентоспособным.
• Обеспечивает широкое распространение и отклик.
• Гарантирует, что поставщики фактически отвечают установленным требованиям.
• Обычно ожидается, что она будет придерживаться структурированной процедуры оценки и отбора, чтобы организация могла продемонстрировать беспристрастность - решающий фактор в закупках в государственном секторе.

Характеристики

Запрос предложения обычно включает в себя нечто большее, чем просто запрос цены. Другая запрашиваемая информация может включать в себя основную корпоративную информацию и историю, финансовую информацию (может ли компания предоставить без риска банкротство), технические возможности (используемые при крупных закупках услуг, если товар ранее не производился или требование могло быть выполнено с помощью различных технических средств), информация о продукте, такая как наличие на складе и предполагаемый период завершения, а также отзывы клиентов, которые могут быть проверяется для определения пригодности компании (включая образование и военный опыт ее сотрудников, участвовавших в проекте - выпускники колледжей и те, кто имеет ученую степень, могут повысить "ценность" участника торгов).

Повсеместная доступность Интернета вынудила многие правительственные учреждения обратиться либо к государственным, либо к управляемым поставщикам веб-сайтам, которые предоставляют списки запросов предложений, а также RFI и RFQ. Многие из них позволяют поставщикам подписаться на бесплатную подписку на получение электронных писем с запросами как в целом, так и по конкретным категориям продуктов или услуг, в которых есть интерес. В некоторых случаях весь процесс выполняется в режиме онлайн с ответами в виде отсканированных документов или PDF файлы, загруженные на сервер; в других случаях или по юридическим причинам ответ должен быть отправлен в бумажной форме и / или на CD / DVD диске или флеш накопитель почтой или службой доставки.

в военные во многих странах запрос предложения часто поднимается для выполнения Операционные требования (ИЛИ), после чего орган по военным закупкам обычно издает подробный техническая спецификация против каких тендеров (т. е. заявок) будут сделаны потенциальные подрядчики. При использовании в гражданских целях RFP обычно является частью комплексные продажи процесс, также известный как корпоративные продажи.

RFP часто включают спецификации товара, проекта или услуги, по которым запрашивается предложение. Чем более подробны спецификации, тем больше шансов, что представленное предложение будет точным. Обычно запросы предложений отправляются утвержденному поставщику или списку поставщиков.

Участники торгов возвращают предложение к установленной дате и времени. Поздние предложения могут рассматриваться или не рассматриваться, в зависимости от условий первоначального запроса предложения. Предложения используются для оценки пригодности в качестве поставщика, продавца или институционального партнера. Обычно организации проводят подробный процесс отбора поставщиков, чтобы составить короткий список поставщиков, которых следует пригласить для дальнейших раундов переговоров. Этот процесс отбора может быть либо моделями оценки поставщиков, либо внутренними обсуждениями внутри организации покупателя. По предложениям могут проводиться обсуждения (часто для уточнения технических возможностей или выявления ошибок в предложении, или во многих случаях для согласования цены). В большинстве случаев только избранные участники торгов могут быть приглашены к участию в последующих торгах или их могут попросить представить свои лучшие технические и финансовые предложения, обычно называемые Лучшее и окончательное предложение (BAFO). Последующие изменения можно обозначить как Лучшее и Пересмотрено Окончательное предложение (BARFO).

Как только обе стороны, то есть организация-покупатель и организация-продавец, согласятся о технических и коммерческих условиях предложения, они могут перейти к следующим шагам, таким как подписание контракта, техническое задание, которое формализует сделки по покупке.

Сегодня многие организации все больше сотрудничают в разработке запросов предложений; это особенно верно для университетов и других крупных государственных структур, которые закупают крупные технологии. Группы, выпускающие RFP, запрашивают конкретные варианты использования, а не предоставляют список функций, и гарантируют, что у них есть возможность включить демонстрации, вебинары и встречи как часть процесса RFP, чтобы убедиться, что они имеют четкое представление обо всех конкурирующих продуктах, прежде чем приступить к покупка.^[4]

Другие запросы

• А запрос на ассоциацию (RFA), также известный как запрос на партнерство или запрос на создание альянса, представляет собой предложение одной стороны другой о совместных действиях (обычно в бизнесе) и разделении выгод от этого совместного действия.

• Запрос на выражение интереса (RFEI) является частью процесса обнаружения EOI (выражение интереса) для сбора информации о потенциальной закупке запрашиваемых услуг, аналогично запросу о ценах, который иногда делается до публикации запроса предложений.

• А запрос информации (RFI) - это предложение, запрашиваемое у потенциального продавца или поставщика услуг, чтобы определить, какие продукты и услуги потенциально доступны на рынке для удовлетворения потребностей покупателя, и узнать возможности продавца с точки зрения предложений и сильных сторон продавца. RFI обычно используются при крупных закупках, где требование потенциально может быть выполнено несколькими альтернативными способами. Однако RFI не является приглашением к участию в торгах, не является обязательным ни для покупателя, ни для продавцов и может привести или не привести к RFP или RFQ.

• А запрос предложения (RFQ) используется, когда обсуждения с участниками торгов не требуются (в основном, когда спецификации продукта или услуги уже известны) и когда цена является основным или единственным фактором при выборе победителя торгов. Запрос предложений также может использоваться до выпуска полномасштабного запроса предложений для определения общих ценовых диапазонов. В этом сценарии продукты, услуги или поставщики могут быть выбраны из результатов запроса предложений для дальнейшего исследования с целью написания более полного запроса предложений. В коммерческой деловой практике запрос предложений является наиболее часто используемой формой запросов предложений, поскольку многие компании не понимают различия между запросами предложений и поэтому по умолчанию используют запрос предложений.

• А запрос на квалификацию (RFQ), также известный как предквалификационная анкета (PQQ) - это документ, который часто распространяется до инициирования процесса запроса предложений. Он используется для сбора информации о поставщиках из нескольких компаний для создания пула потенциальных клиентов. Это упрощает процесс рассмотрения запроса предложений за счет предварительного составления короткого списка кандидатов, соответствующих требуемой квалификации.

• А запрос на решение (RFS) похож на RFP, но более открытый и общий. Это дает поставщику или поставщику максимальную гибкость из всех RFx при выражении своего решения или комбинации продуктов и услуг.^[5]

• Запрос на тендер (RFT), также известный как приглашение к участию в торгах (ITT), чаще используется правительствами.

Смотрите также

Рекомендации